당신이 설명을 못하는 데는 사소한 이유가 있다 (2)

횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법 (파트 3, 파트4)

1. 횡설수설하지 않고 설명 잘하는 비법

1) 어떤 이야기든 알기 쉽계 설명하는 공식이 있다.

텐프렙의 법칙 

• 이야기의 주제를 서두에서 전달한다.
• 하고 싶은 이야기가 몇 가지인지를 전달한다.
• 하고 싶은 이야기의 핵심과 요점을 전달한다.
• 결혼이 옳다고 할 수 있는 이유를 전달한다.
• 결론을 보충하기 위한 구체적 예시를 제시한다.
• 요점, 결론을 반복해 끝맺기

이 법칙은 어떤 주제에도 사용할 수 있다.

뿐만 아니라 상대방을 이해시키고 설득하기 위해 필요한 요소가 전부 담겨 있다.

 

텐프렙의 법칙은 프레젠테이션이나 영업 미팅, 회의석상의 발표, 보고서 작성 등 여러 비즈니스 커뮤니케이션에 활욯할 수 있다.

2) 반드시 이야기의 큰 틀 부터 짚어주고 시작하라.

전체적인 그림을 알려주어 듣는 사람이 머릿속으로 준비를 하게끔 해야 한다.

• 앞으로 이런 이야기를 하겠군 하고 예상하게 만들면 이야기의 전달력이 훨씬 향상된다.
• 주제를 듣기 전에 갑자기 세세한 이야기를 들으면 듣는이는 머릿속이 물음표로 가득해진다.

3) 상대가 들을 준비가 되어 있는지 확인해라

이 확인을 빠뜨리면 요구되지 않는 내용을 장황하게 말하는 사람이 된다.

프리젠테이션 처럼 청중이 주제를 알고 모인 경우에는 굳이 "오늘은 ~에 대해 프레젠테이션을 하겠습니다" 라고 전달할 필요 없을 수 있지만, 대개의 경우 상대방은 여러분의 이야기를 들을 준비가 안 되어 있을뿐더러, 여러분과 이야기를 나눈다는 합의조차 하지 않은 상태다.

(전화 상황) 지금 통화 괜찮으세요? 라고 묻는다.
(회의 전) 이 주제는 오늘의 의제로 적합한지를 확인해야 한다. 

4) 하고 싶은 말의 '수'를 전달하라.

이야기의 주제를 전달했다면, 그 다음은 '수'가 중요하다.

• 오늘은 세가지를 말씀드리고자 합니다.
• 중요한 요점은 두가지 입니다.

5) 주제와 수를 전달하고 상대방이 이야기를 들을 준비가 되었다면 곧장 결론을 말하자.

앞 블로그 내용에서 다뤘듯, 15초 법칙에 따라 단적으로 정리하는 것이 핵심이다.

6) 결론이 옳다는 것을 보여주는 근거가 핵심이다.

어째서 그런 결론이 도출되었는지 이유, 구체적 예를 전달하라.

7) 결론을 반복한다.

끝맺음의 결론은 처음에 이야기의 주제를 전달하는 것만큼이나 중요한 포인트이다.

설명을 헛된 것으로 만들지 않기 위해서라도 다시 한번 강조해주는 것이 좋다.

2. 설명은 무조건 쉬워야 한다.

1) 이해하기 쉽도록 상대방이 아는 표현으로 바꿔서 설명하라.

무엇이든 쉽게 풀어주는 2단계 방법

• 어려운 단어르 평이하게 바꾸어 상대방이 이해하기 쉽게 한다.
• 치환한다.

당신이 알고 있는 ~와 같습니다 라고 치환해줒는 것도 표현을 쉽게 풀어주는 방법이다.

2) 명사를 동사로 바꾸면 더 쉽게 전달된다.

3) 영어나 외래어는 되도록 자제하라.

스스로 설명하지 못하는 말은 사용하지 않는 것이 좋다.

4) 약자를 쓰는 것이 독이 되는 경우

나에게 익숙한 말을 상대방이 똑같이 해석한다는 보장은 없다.

5) 같은 단어는 바꿔 말하지 말고 반복하는 것이 유리하다.

말을 할 때, 작문할 때 같은 단어는 반복하지 않는 편이 좋다고 배웠다. 하지만 비즈니스 현장에서는 같은 의미를 지닌 단어를 여러 개 사용하면 이해도가 떨어진다.

• 단어가 바뀌기만 해도 전달력은 단숨에 떨어질 수 있다.

같은 무언가를 가리킬  때는 반드시 같은 단어를 사용하도록 하자.

6) 전문용어를 쉽게 풀어주는 간단한 기술

쉬운 단어로 바꾸는 것보다 더 효과적인 방법은 치환하는 기술이다.

'그러니까 당신이 아는 ~와 같은 것'

상대가 아는 말로 치환하는 것이 핵심

7) 인간은 말을 이미지로 변환시켜 이해한다.

인간은 말이 정보로 들어왔을 때 문자열로 이해하지 않는다.

그 문자열을 이미지로 변환시켜 이해한다.

그래서 전혀 모르는 단어나 이지로 변환할 수 없는 말을 이해하기란 불가능하다.

변환한 이미지를 인지심리학에서는 심상이라 부른다.

그리고 이미지로 변환할 때는 동시에 그것에서 연상되는 정보도 떠오른다.

이렇게 연상된 정보는 스키마라고 한다.

8) 정확하게 설명했는데 이해를 못 하는 이유

정확한 단어를 쓴다고 상대방에게 전달되는 것은 아니다.

내가 설명했을 때 듣는이가 떠오른 이미지와 내가 말한 내용의 이미지가 일치하지 않으면 이해를 못한것 이다.

나와 같은 이미지를 가지도록 말을 치환해야 한다.

9) 상대방과 나는 어디서 어긋난 것일까?

머릿속에 그리는 이미지는 같아도 거기서 연상되는 주변 정보는 다를 수 있다.

상대방이 다른 스키마를 가지고 있으면 이야기가 전달되지 않는다.

스키마를 일치시켜라.

 

※ 설명을 할 때는 상대방과 자신이 생각하는 것이 다름을 전제로 여겨라.

횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법 (파트 5, 파트6)는 아래 링크에서 확인하세요.

당신이 설명을 못하는 데는 사소한 이유가 있다 (3)

 

 

횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법