당신이 설명을 못하는 데는 사소한 이유가 있다.(1)

횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법 (파트 1, 파트2)

1. 당신이 설명을 잘 못하는 데는 사소한 이유가 있다

1) 첫 15초가 중요하다.

① 지금 당신에게 필요한 것은 속도!

• 듣는사람은 첫 15초 동안에 흥미를 느껴야 다음의 5분 동안 이어지는 이야기도 듣는다.
• 그리고 5분 동안 들은 이야기가 설득력이 있다고 느껴야 이어서 검토라는 다음 단계에 들어간다.
• 그저 짧게 전달하는 것이 다는 아니다. 알기 쉽게 전달해야한다.

② 주절주절 화법으로는 상대의 마음을 사로잡을 수 없다.

★ 알기 쉽게 전달의  3가지 요소
듣는사람과 전달할 이야기가 어떻게 관계되는지?(사람은 자신이 흥이 있어 하는 이야기만 듣는다)
이야기가 정리되어 있는가?
쉬운 말로 표현되어 있는가?

2) 정리되지 않은 이야기는 혼란을 초래한다.

정리되지 않은 설명은 이해하기 어렵다.

먼저, 말하고자 하는 내용의 순서를 정리하고 부족한 표현을 가미하라.

3) 유머감각보다 중요한 것은 따로 있다.

가장 중요한 것은 이야기의 내용, 본질을 어떻게 전달할지에 대한 생각이다.

1. 상대방에게 '내 일'이라 생각하게 만들기.
2. 자신이 전하고자 하는 내용을 정리하기.
3. 그것을 상대방이 알아듣는 말로 쉽게 전달하기.

2. 사람들은 자기와 관련 있는 것에만 관심을 보인다.

1) 상대방에게 가장 절실한 부분을 포착하라.

상대를 반드시 설득하는 마법의 말은 상대방이 절망하고 있는 부분을 해결하는 것.

그 이상의 마법은 없다

2) 경청하게 만드는 이야기의 비밀

① 나의 이야기를 원활하고 빠르게 이해시키고 설명하는 데는 포착이 관건이다.

• 상대방에게 이 이야기가 나와 관계있다. 라고 느끼게 만드는 것. 그것이 상대방의 의식을 사로잡는 포착이다.

② 상대방이 나와 관계가 있다고 생각하게 하려면 상대방이 원하는 이야기를 하는 수밖에 없다. 상대방이 원하는 이야기란?

• 상대에게 필요한 이야기
• 상대방에게 득이 되는 이야기

3) 누구에게 설명할 것인지를 명확히 하라.

포착의 기술1. 상대방의 상황(듣는 자세)까지 고려하라

• 먼저, 누구에게 전달할 것인가를 명확히 해라.
• 이것이 불명확하면 단시간에 핵심을 전달하기는커녕 전달하고자 하는 내용을 정리할 수도 없다.
• 단지 상대방이 누구인지를 정했다고 끝이 아니다.
• 누구에게란 상대방의 상태(듣는 자세)를 포함한다.

예시) 5분 후에 회사를 나서야 하는 상사의 허락이 반드시 필요한 상황이라면,

"오늘 중으로 대응하지 않으면 반품될 위험이 있습니다. 1분 이내에 개요를 말씀드리고 나머지는 휴대전화 메세지로 상세히 전해드릴 테니 16시까지 회신 부탁드립니다" 라는 식으로 설명의 순서 및 전달 방법을 고려해야 한다.

4) 우선 결론 한 문장을 정하라

포착의 기술2. 무엇을 전달할지 정보를 집약하는 것이 필요하다.

A: 이제부터 무슨 이야기를 전달할 생각인가요?
B:  신상품에 대해 이야기할 겁니다.

☞ 신상품에 대해라고 말했지만, 신상품의 무엇을 전달한다는 말인가? 가격? 디자인? 기능 개선?
명확하지 않다. 애초에 ~에 대해라는 표현은 매우 애매한 의미를 지닌다.

• 우선 결론 한문장을 정하라
• 딱 한마디만 할 수 있다면 무엇을 말할지를 정하는 일이다.
• 자신이 하고 싶으 말을 가장 짧은 시간 내에 전달하려면 정보의 집약이 필요하다.
• 15초의 법칙을 권장한다. 15초밖에 없다면 무엇을 전달할 것인가? 하고 스스로에게 물어보는 방법이다.
• 반론에 대응하기 위한 정보를 추가하어가 오해를 방지하기 위한 보충은 이후에 할 일이다.

5) 상대방의 문제를 해결해주는 강력한 첫 한마디

포착의 기술3. 상대방 중심으로 바꿔라.

 

정말로 상대방의 입장에 서려면 강제로 자신의 의식을 바꿔야만 한다.

• 이때는 표현을 바꾸면 효과적이다. 
• 다음 문장을 첫 한마디로 설멍하고 이어서 말할 내용을 생각해보자
• "오늘 당신이 그토록 바라던 O O를 실현해줄 이야기를 하도록 하겠습니다."
• 당신이 그토록 바라던 O O를 실현해줄 이야기라고 선언한 이상, 생각 자체를 상대방 중심으로 할 수 밖에 없다.
• 상대방의 문제를 해결한다 라는 목적을 명확히 전달해야 한다. 이를 실현하기 위한 것으로~~블라블라 (예시) 이를 실현하기 위한 것으로 자사 제품의 독자성이나 특별한 장점을 꺼내놓으면 된다.

회의상황 예시

(좋은 예시)
①"클레임 정보를 공유하고 다들 그토록 바라시던 문제 대응의 효율화를 위한 제안을 하겠습니다." 듣는 이의 관점에서 문제를 해결할 것이라는 목적을 먼저 전달하고문제가 해결될 경우의 장점을 명확히 설명
②"오늘은 희망하는 분들이 많았던 소규모 사무실용 저가 레이저 프린터에 대해 말씀 드리겠습니다" 듣는 이와 관계된 내용이라는 것을 명확화하고 이후 구체적인 행동 계획을 명시한다.

(잘못된 예시)
"우선 나둬드린 자료를 봐 주십시오. 이 리스트를 직원들이 공유하면 클레임 대응도 훨씬 원활해질 것이니  대응을 검토해 주십시오"
☞ 원활해진다 표현은 애매함. 문제
☞ 듣는 사람은 어떤 부분이 자신과 관계되는지 알기 어려움
☞ 대응을 검토해달라고만 하면 결국 무엇을 해달라고 하는지가 전달되지 않는다.

6) 회의실에서는 여고생의 니즈를 알 수 없다.

포착의 기술4. 상대방의 세계에 뛰어들라.

 

• 설명하는 상대방이 같은 회사의 동료나 상사라면 그들이 평소 어떻게 생각하고 행동하는지 관찰하는 것부터 시작해라.
• 고객에게 설득해야한다면, 고객의 이야기를 듣고 고객의 요구를 알아내야한다.
• 이것이 어렵다면 고객의 행동 패턴을 흉내 내거나 고객이 자주 가는 곳에 가보고 같은 세계를 공유하는 것으로 큰 단서를 얻을 수 있다. 

횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법 (파트 3, 파트4)는 아래 링크에서 확인하세요

당신이 설명을 못하는 데는 사소한 이유가 있다 (2)

 

횡설수설하지 않고 정확하게 설명하는 법